Mengurus dokumen tanpa pusing

01 Untuk apa aplikasi ini

Bayangkan satu dokumen kebijakan yang harus dibaca, dikoreksi, dan disetujui banyak orang sebelum resmi berlaku. E-SOP mengurus perjalanan itu dari awal sampai selesai.

Dulu, status dokumen dicatat manual sebagai foto-sesaat tiap bulan (kolom “Status Februari”, “Maret”, “April”). Karena tidak ada catatan kapan sebuah dokumen berpindah tangan, tidak ada yang benar-benar tahu mana yang macet dan sudah berapa lama. Ada dokumen yang diam lebih dari 300 hari tanpa ketahuan.

E-SOP membalik keadaan itu dengan satu ide sederhana: setiap kali dokumen berpindah tahap, sistem menuliskan satu baris catatan otomatis — siapa, kapan, dari tahap apa ke apa. Dari catatan itu, semua hal lain terhitung sendiri.

02 Masuk & mengenali peran Anda

Buka tautan E-SOP dari akun Google kantor Anda. Tidak ada pendaftaran atau kata sandi terpisah — sistem tahu siapa Anda dari email yang login.

• Klik tautan Web App E-SOP. Kalau ini pertama kali, akan muncul permintaan izin Google — setujui sekali, lalu muat ulang halaman.
• Yang muncul di layar disesuaikan dengan peran Anda. Anda hanya melihat dokumen yang jadi urusan Anda: yang Anda buat, yang menunggu keputusan Anda, atau yang berada di unit Anda.
• Menu di kiri: Tugas Saya · Dokumen · Alur E-SOP · Buat Dokumen · Dashboard · Laporan Quarterly.

Peran menentukan tugas Anda

Satu orang bisa punya beberapa peran sekaligus, bahkan berbeda di tiap unit. Inilah peta perannya:

03 Perjalanan sebuah dokumen

Setiap dokumen menaiki tangga yang sama: dari draf, melewati review dan approval berlapis, sampai akhirnya terbit. Tahap bertanda paralel boleh punya beberapa peserta sekaligus; tahap bisa dilewati hilang bila memang tidak ada pesertanya.

04 Membuat dokumen baru

Buka menu Buat Dokumen. Sambil Anda mengisi, panel “Perkiraan alur” di kanan langsung menggambar jalur yang akan ditempuh dokumen — jadi Anda tahu persis apa yang terjadi sebelum menekan tombol Buat.

script.google.com/…/exec

1. Isi identitas dokumenJudul, Jenis (Kebijakan / Prosedur / Instruksi Kerja), Company, dan Unit.
2. Tentukan “Tahap akhir wajib”Sampai mana dokumen ini harus disetujui — misalnya cukup sampai “Approval User”, atau harus naik sampai “Approval BOD”. Tahap di atasnya otomatis tidak dilalui.
3. Pilih peserta di tiap tahapReviewer dan approver. Untuk tahap paralel, tahan Ctrl/Cmd untuk memilih beberapa orang. Dept terkait dan BOD boleh dikosongkan.
4. Perhatikan panel “Perkiraan alur”Ia bereaksi seketika terhadap pilihan Anda — lihat penjelasan di bawah.
5. Klik “Buat dokumen”Dokumen masuk ke tahap Drafting, dengan seluruh rencana jalurnya sudah tergambar.

Membaca panel “Perkiraan alur”

Perhatikan sisi kanan tangkapan layar di atas. Tiap titik menandai satu tahap:

• Karena “Tahap akhir wajib” dipilih “sampai Approval User”, tahap Approval Dept Terkait dan Approval BOD otomatis dicoret (tidak dilalui).
• Karena Dept terkait dikosongkan, tahap Review Dept Terkait berubah jadi garis putus-putus — “dilewati, tak ada dept terkait”.
• Karena dua pemilik dokumen dipilih, tahap Review & Approval User menampilkan “2 orang · paralel”.
• Ringkasan di bawah panel: “5 tahap aktif · berhenti di Approval User · lalu terbit.”

Kalau tahap ditandai kuningBerarti tahap itu wajib tapi Anda belum memilih pesertanya (“pilih peserta …”). Lengkapi dulu sebelum membuat dokumen.

05 Meninjau & menyetujui

Saat giliran Anda tiba, dokumennya muncul di menu Tugas Saya — daftar semua yang menunggu keputusan Anda, lengkap dengan sudah berapa lama menunggu.

script.google.com/…/exec

• Kolom Menunggu berwarna kuning saat sudah agak lama, merah saat sudah terlalu lama.
• Di tahap review: pilih Setuju atau Minta revisi.
• Di tahap approval: pilih Setuju atau Tidak setuju (dengan alasan).

Sebuah tahap paralel baru dinyatakan selesai ketika semua pesertanya sudah setuju. Setelah itu, dokumen otomatis naik ke tahap berikutnya — Anda tidak perlu mendorongnya manual.

06 Meminta perbaikan

Saat memilih Minta revisi atau Tidak setuju, Anda diminta menjelaskan apa yang harus diperbaiki — supaya PIC tahu persis bagian mana yang bermasalah, bukan menebak-nebak.

1. Sebutkan nomor pasal / klausulTunjuk bagian dokumen yang bermasalah.
2. Tulis penjelasan singkatApa yang kurang tepat, dan apa yang Anda harapkan.
3. KirimDokumen berpindah ke status Revising dan kembali ke tangan PIC.

PIC memperbaiki lalu menekan Unggah hasil revisi. Dokumen masuk lagi ke tahap yang sama, dengan hitungan siklus naik. Semua permintaan revisi dan setiap versi file tersimpan rapi — sejarahnya utuh, bisa ditelusuri kapan saja.

07 Menerbitkan dokumen

Begitu tahap akhir wajib terpenuhi, dokumen siap terbit. Hanya Kadep Corpol (MANAGER_PIC) atau Admin yang bisa menekan tombol Rilis dokumen.

Saat dirilis, sistem otomatis:

• Memberi nomor dokumen berikutnya untuk kombinasi company/jenis/unit — dijamin tidak dobel.
• Menandai versi final dan menyimpannya sebagai arsip.
• Mencatat penerbitan di riwayat sebagai keputusan terakhir.

Setelah itu, dokumen masuk tahap Final dan siap disosialisasikan ke pemiliknya.

08 Melihat posisi dokumen

Buka dokumen mana pun, dan panel “Posisi di alur” menggambar seluruh perjalanannya sekaligus menandai di mana ia berada sekarang. Ini jawaban instan untuk pertanyaan “dokumen saya sampai mana, dan siapa yang memegangnya?”

script.google.com/…/exec

Cara membaca warna titik pada diagram:

• Titik biru bercahaya = tahap saat ini. Di contoh: Approval User, menunggu dua orang, sudah 12 hari.
• Pengerjaan Corpol = total waktu saat “bola” ada di tangan tim Corpol.
• Riwayat mencatat tiap langkah beserta catatan revisinya — perhatikan baris “Pasal 4.2 …” pada contoh. Versi menyimpan tiap file yang pernah diunggah.

09 Dashboard & laporan

Dua halaman ringkasan yang terisi sendiri dari riwayat — tanpa refresh pivot atau rekap manual.

Dashboard — kondisi keseluruhan

script.google.com/…/exec

• Beban per pemegang dokumen — inilah yang dulu tak terlihat: satu orang bisa menahan belasan dokumen, yang tertua diam ratusan hari.
• Dokumen macet — daftar yang melewati ambang waktu dan perlu ditindaklanjuti.

Laporan Quarterly — skor per divisi

script.google.com/…/exec

10 Pertanyaan yang sering muncul

Saya membuka tautannya tapi kosong / tidak ada apa-apa

Biasanya karena izin Google belum diberikan. Ikuti dialog izin yang muncul, lalu muat ulang halaman.

Kenapa dokumen saya berhenti?

Buka dokumennya, lihat “Posisi di alur”. Titik biru menunjukkan tahap yang sedang menunggu, dan nama pemegangnya tertera di situ. Kalau sudah terlalu lama, sistem sudah otomatis mengirim pengingat.

Bisakah saya mengganti peserta setelah dokumen dibuat?

Perubahan di tengah jalan diurus lewat alur revisi atau oleh admin — hubungi PIC atau admin. Tujuannya menjaga riwayat tetap konsisten.

Nomor dokumen dari mana?

Diberi otomatis saat terbit. Anda tidak perlu — dan memang tidak bisa — mengetiknya sendiri. Justru itulah yang mencegah nomor dobel.

11 Untuk admin

Menyiapkan E-SOP dari mode demo menjadi siap-pakai adalah tugas admin, bukan pengguna biasa. Ringkasnya:

1. Isi People dengan email Google kantor asli (kunci pengenalan identitas).
2. Tetapkan peran tiap orang di Config_Roles (company/unit harus cocok dengan Documents).
3. Verifikasi hari libur, lalu set kalender_terverifikasi = TRUE.
4. Matikan mode demo: impersonation_aktif = FALSE.
5. Deploy Web App dari akun Workspace kantor, akses dibatasi ke domain kantor.